Figura 01: Processo de Gerenciamento de Mudanças
No artigo anterior abordamos, de maneira geral, o Gerenciamento de Mudanças de TI. Citamos sua abrangência, termos e acrônimos utilizados, seus objetivos e mencionamos que o gerenciamento de mudanças de TI, nas organizações, ajuda a controlar as mudanças, pois é um aspecto essencial do crescimento e da adaptação do negócio.
No artigo de hoje abordaremos o Processo de Gerenciamento de mudanças em TI, pois um gerenciamento eficaz exige um processo claro para enviar, avaliar, aprovar e implementar mudanças. Dessa maneira, as organizações segue uma sequência de etapas:
Iniciaremos com a definição da RFC que é uma solicitação formal para implementar uma determinada mudança. A RFC contém as informações necessárias para avaliar e aprovar ou rejeitar a mudança, além do nível de detalhes, tamanho da mudança e dos possíveis impactos e riscos. A RFC é uma solicitação de mudança detalhada, mas não é a mudança em si. Essa solicitação é enviada ao Comitê Consultivo de Mudança (CCM) e deve fornecer todas as informações necessárias para avaliação da mudança.
O CCM ajuda a gerenciar reuniões realizando as tarefas:
- Definindo um planejamento para reuniões;
- Definindo os participantes das reuniões;
- Definindo a pauta da reunião do CCM;
- Exibindo o calendário de mudanças;
- Aprovando ou rejeitando a solicitação de mudança;
- Exibindo e registrando anotações da reunião.
O gerenciamento de mudanças de TI tem um impacto em praticamente todas as partes de uma organização. Por isso, pode ser difícil definir claramente as funções e responsabilidades associadas ao gerenciamento de mudanças. Da mesma forma, diferentes empresas podem atribuir diferentes tarefas a diferentes funções, o que torna impossível a existência de uma lista universalmente padronizada. Dito isso, muitas empresas incluem as seguintes funções (ou funções semelhantes) em suas iniciativas de gerenciamento de mudanças:
Dono da mudança: Supervisiona e assume a responsabilidade por todo o processo de gerenciamento de mudanças.
Gerente de mudanças: Gerencia o Comitê, coordena equipes e partes interessadas, toma decisões finais para aprovar ou rejeitar as mudanças propostas e direciona a implementação das mudanças aprovadas.
Iniciador da mudança: Propõe mudanças, coleta e organiza detalhes relevantes e cria planos para a implementação de mudanças.
Veja a Figura 01 exibe o Processo de Gerenciamento de Mudança.
Passo 01 – Solicitação de mudança: Quando a necessidade de mudança se torna real, inicialmente é realizada a coleta de informações básicas da mudança, incluindo notas de riscos e sistemas que provavelmente serão impactados. Essas informações são, em seguida, organizadas em uma RFC.
Passo 02 – Revisão da solicitação de mudança: Antes de ser enviada, a RFC é revisada para garantir sua precisão e validar se a mudança solicitada é necessária e viável.
Passo 03 – Planejamento da mudança: Com a solicitação concluída, a mudança deve ser planejada. A fase de planejamento incorpora e documenta informações como impactos, planos de implementação, planos de reversão, funções das mudanças e qualquer tempo de inatividade associado que a mudança possa exigir, de forma detalhada.
Passo 04 – Aprovação da mudança: A RFC é enviada ao CCM, ou a qualquer outra autoridade ou grupo interno que tenha participação na mudança. O CCM revisa as informações disponíveis, faz uma avaliação de riscos, impactos e fornece uma recomendação ao gerente responsável pela aprovação final. Em seguida, o gerente de mudanças aceita ou rejeita a mudança.
Passo 05 – Implementação da mudança: Após aprovação da mudança, a organização pode iniciar a implementação que inclui: programação, atribuição e delegação de tarefas relacionadas.
Passo 06 – Revisão da mudança: Depois que a mudança tiver sido implementada, as organização fará uma revisão e uma avaliação para determinar se a mudança foi bem-sucedida e se há algum desvio inaceitável em relação ao plano. Se houver algum problema, ele deverá ser resolvido antes do fechamento da mudança.
Passo 07 – Fechamento da mudança: Na etapa final, a mudança implementada e revisada é registrada como bem-sucedida, com falha ou incompleta. A adequada documentação de fechamento ajuda a reduzir o risco de retrabalho e impede que mudanças essenciais saiam do radar da empresa.
Fonte: https://www.servicenow.com/br/products/itsm/what-is-it-change-management.html
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