Gerenciar projetos é importante em qualquer área. No setor público não é diferente. Existem características do gerenciamento de projetos na Administração Pública que abordaremos no artigo de hoje.
O setor público é responsável por criar, executar e administrar políticas públicas que auxiliem na qualidade de vida da população e a gestão de como tudo isso é realizado é de suma importância.
Às vezes até se têm recursos financeiros disponíveis, mas de nada adianta se você não tiver uma equipe qualificada e capaz de gerenciar as atividades para executar um serviço.
A gestão de projetos na Administração Pública é configurada de acordo com o órgão, ou seja, não há um padrão de gerenciamento de projetos no Governo. O que existe na verdade é uma legislação que regulamenta projetos, programas, ações e atividades. Poucos órgãos têm um escritório de gerenciamento ou profissionais específicos para atuarem de forma dedicada no planejamento, acompanhamento e monitoramento de resultados e metas. Quanto menor é o órgão, mais difícil em realizar as tarefas de gerenciamento de projetos.
Entretanto, em governos maiores, essas atividades tendem a ser mais estruturadas com a centralização de metodologias e processos a partir do guia de gestão de projetos, o PMBOK. Porém, ocorre que quase sempre essas atividades vêm carregadas de excesso de burocracia e controles, porque criaram muitos processos para controlar as atividades e isso dificulta o trabalho.
Uma boa saída é a centralização das informações, já que isso é uma dificuldade grande na Administração Pública. Na prática vários setores querem a mesma informação relativa ao mesmo projeto e perdem tempo até encontrarem o que desejam. A maioria dessas informações são solicitadas pelos órgãos de controle e o gestor perde muito tempo reunindo esses dados.
Ainda tem a incerteza da receita anual. A escassez de recursos pode ser uma realidade ao longo no ano, pois as verbas muitas vezes são destinadas para outras finalidades. Assim, se existe o corte de recursos claramente haverá impacto em escopo e prazo.
Contudo, quando o setor público realiza uma boa gestão de projetos, há um impacto na vida do cidadão, positivo é claro! Entregar obras como viadutos, escolas, postos de saúde, hospitais, delegacias, dependências para Polícia Militar e Corpo de Bombeiros, entre outras, de certa forma é gratificante para quem participa de projetos como esses. Com o planejamento e o gerenciamento de projetos, o serviço público fica mais acessível e abrangente para o cidadão.
Assim, algumas dicas para gerenciar projetos na Administração Pública.
Inicialmente entender o escopo, objetivos e usuários finais é muito importante para a elaboração de um planejamento. Isso ajuda na execução dentro do prazo evitando o desperdício de recursos públicos.
Verificar a complexidade do projeto antecipadamente ajuda a utilizar os recursos de forma mais eficiente.
Mapear os responsáveis pelas principais atividades e nomeá-las para que o trabalho possa ser iniciado a partir do planejamento. É importante observar os critérios técnicos, porque eles são primordiais para a execução do projeto.
Um ponto de atenção está relacionado à origem de recursos, por isso, organizar as atividades de acordo com as particularidades de cada órgão é muito importante. Levantar os custos de cada fase do projeto é imprescindível para o sucesso no final.
Definir metas, prazos e responsabilidades traz agilidade ao projeto. Agendar reuniões periódicas é uma boa prática para alinhamento com todos os envolvidos.
Por último, conferir e avaliar os resultados são muito bons para identificar falhas e compreender os erros.
Não podemos deixar de falar que todo o processo deve ser documentado e registrado, pois servirão de evidências para futuras auditorias e de referências para outros trabalhos.
Fonte: https://blog.houer.com.br/gestao-de-projetos-no-setor-publico/
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