O gerenciamento de mais de um projeto consiste na alocação dos recursos disponíveis entre as atividades de vários projetos paralelos que competem entre si por esses mesmos recursos.
Considerando que a produtividade também é uma necessidade básica para a competitividade, os recursos são, na maioria das vezes, limitados. Assim, um fator determinante no gerenciamento de múltiplos projetos é a distribuição e o uso inteligente de:
Aportes financeiros;
Equipamentos;
Capital humano;
Materiais;
Para gerenciar múltiplos projetos é necessário cumprir uma série de etapas. O primeiro passo é a elaborar do escopo de cada projeto a ser desenvolvido juntamente com o cliente. Analisando as novas demandas e as já assumidas, o gerente pode determinar quando o projeto terá início, incluindo-o no cronograma macro. Nesse momento, é preciso planejar a alocação de recursos sem prejudicar os trabalhos em andamento. Os controles devem ser realizados com a ajuda de um software de gestão, que permita a verificação do progresso de cada projeto diariamente de acordo com o planejamento. Porém, para que tudo isso funcione corretamente, a empresa e o gerente precisam se planejar e se preparar para lidar com múltiplos projetos.
Isso exige planejamento bem desenvolvido e alguns cuidados especiais que envolvem organização, priorização e recursos. Veja algumas dicas para um gerenciamento eficiente:
Muitas empresas mantêm equipes enxutas com a finalidade de reduzir custos e aumentar a competitividade. Dessa forma, é importante planejar a alocação dos recursos com antecedência de acordo com a disponibilidade e as competências de cada profissional. Desse modo, o gerente e as equipes podem ter consciência das próximas demandas.
Realizar análise crítica deve ser feira para a priorização de projetos e tarefas. Os mais complexos e com prazos menores, para entrega, precisam de recursos especiais e um acompanhamento mais rigoroso.
O gerente precisa organizar sua agenda e a sua lista de pendências para que seja capaz de gerenciar todos os projetos em andamento. Por isso, a delegação é tão importante. Com uma programação inteligente, é possível manter o foco em atividades que realmente agregam valor e evitar a perda de tempo.
Para o início do projeto, é importante reunir os profissionais que farão parte da equipe. Essa reunião inicial serve para que o gerente apresente detalhes do trabalho, esclareça dúvidas, distribua tarefas e delegue responsabilidades. Porém, o objetivo maior dessa conversa deve ser engajar e criar um sentimento de comprometimento com o sucesso do projeto. O planejamento e todas as informações relevantes passam a ser acompanhados pelo gerente. Nesse sentido, os softwares de gestão se tornaram ferramentas essenciais ao gerenciamento de múltiplos projetos, afinal, as informações relativas a escopos, cronogramas e gastos precisam ser centralizadas e integradas para que seja possível avaliar, de um jeito completo e assertivo, cada projeto e todo o contexto. Alguns segmentos de mercado adotam com mais frequência o gerenciamento de múltiplos projetos. Bons exemplos estão nas áreas de construção civil e de tecnologia da informação.
Alguns erros podem ocorrer com o gerenciamento de múltiplos projetos.
Algumas empresas e gerentes ainda cometem erros no gerenciamento de múltiplos projetos.
Quando o gerente de múltiplos projetos insiste no micro gerenciamento, ele não é capaz de administrar de modo abrangente todos os projetos. Perde-se muito tempo com questões simples, que deveriam ser tratadas pela equipe. A solução para esse problema passa pela delegação de responsabilidades.
A alocação de recursos é fundamental para o projeto, e falhas nesse processo colocam em risco o atendimento aos prazos e a qualidade das entregas. Por isso, é preciso estudar profundamente e antecipadamente a distribuição de verba, de capital humano, de equipamentos e de materiais. Sub ou superestimar as necessidades são erros que provocam grandes perdas.
A comunicação entre o gerente e todas as equipes deve fluir de forma rápida e segura. Assim, os canais internos devem ser avaliados e aperfeiçoados. Também cabe ao gerente manter os profissionais atualizados por meio do compartilhamento de informações e de orientações.
O planejamento que envolve múltiplos projetos não pode ser superficial, sob o risco de inviabilizar os trabalhos. Por isso, as análises e estudos prévios são fundamentais.
O gerenciamento de múltiplos projetos exige organização, disciplina e controles rígidos. Sem esses elementos, é impossível administrar todas as tarefas, despesas e prazos. Então, o perfil profissional do gerente, deve estar alinhado a essas necessidades.
Para lidar com múltiplos projetos, é essencial contar com um planejamento bem elaborado. Organização e disciplina também devem fazer parte da rotina de trabalho do gerente. Apesar de ser uma prática recorrente, a condução de vários projetos ao mesmo tempo não é recomendável. A sobrecarga dos profissionais e a falta de foco interferem negativamente na produtividade da equipe e na qualidade das entregas. Por outro lado, a concentração permite resultados mais rápidos e confiáveis. Assim, é necessário que o gerente faça a alocação correta dos seus recursos, principalmente o capital humano, evitando assumir uma quantidade exagerada de projetos paralelos. De qualquer maneira, a gestão de projetos é fundamental para assegurar o cumprimento dos prazos, o controle dos custos e a rentabilidade de cada projeto, em particular.
Fonte: https://artia.com/wp-content/uploads/2017/01/e-book-o-guia-do-gerenciamento-de-multiplos-projetos.pdf
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