Atuar na gestão de projetos requer habilidades distintas e capacidade de gerenciar atividades complexas e equipes multidisciplinares. Mas, você já parou para pensar como isso é feito dentro de um EGP – Escritório de Projetos?
O artigo de hoje aborda esse tema. Vamos lá!
Um EGP – Escritório de Gerenciamento de Projetos ou PMO – Project Management Office é um local onde as melhores práticas de gestão de projetos são exercitadas. Ele garante que os procedimentos, práticas e operações aconteçam dentro do prazo, do escopo e do orçamento.
O EGP é uma entidade da organização onde estão reunidas diversas responsabilidades que tem relação ao gerenciamento, centralizando e coordenando todos os projetos sob sua responsabilidade. O escritório tem diversas responsabilidades que vão desde fornecer funções de suporte à gestão de projetos como até gerenciar um projeto diretamente.
O EGP pode ser interno ou externo à Empresa e tem diversas vantagens:
- Desenvolver aplicações de acordo com padrões de gestão de projetos, com o objetivo de uniformizá-los;
- Deixar os projetos mais precisos desde o início dos trabalhos minimizando as solicitações de mudanças, uma vez que alterações em projetos significam gastos não orçados, assim é possível reduzir custos;
- Atuar na identificação de desenvolvimento de metodologias, padrões de gerenciamento de projetos e melhores práticas;
- Alinhar a cultura corporativa com a estratégia da organização;
- Permitir que todos envolvidos nos projetos recebam o mesmo treinamento, orientação e supervisão.
- Viabilizar avaliação de benefícios e riscos de projetos
Contudo, uma abordagem estruturada conduz a organização ao alcance de objetivos e intenções originais.
Um EGP alinha a estratégia organizacional, de uma empresa, com a cultura corporativa, conhecendo profundamente e estrategicamente a instituição, garantindo que projetos e estratégia estejam alinhados. Essa é uma premissa para que os benefícios reais sejam percebidos em uma empresa.
A atuação dos escritórios é diferente, variando de empresa para empresa, mas geralmente norteiam os gerentes na execução de um projeto. Dessa maneira, o EGP é capas de alocar o recurso certo na hora certa. Assim, os projetos são concluídos em tempo hábil.
Embora um EGP não tome decisões, ele fornece suporte e apoia as decisões devidamente. Os serviços que os escritórios oferecem variam de acordo com a maturidade da empresa. Ele sustenta os meios de entrega dos projetos, garantindo que as mudanças, tanto na organização quando nos negócios, sejam geridas de forma controlada.
Fazem parte da rotina do EGP:
- Priorizar projetos com base nas estratégias da Empresa e recursos disponíveis;
- Implementar e consolidar melhores práticas na Empresa orientando, gerenciando projetos, utilizando métodos, sistemas, ferramentais e métricas eficazes.
- Ajudar os gerentes na seleção dos projetos que mais se alinhas aos objetivos estratégicos da Empresa.
- Gerenciar o fluxo de informação e comunicação durante o ciclo de vida dos projetos.
Por isso é importante saber que o EGP atua de forma diferente dos gerentes de projetos: enquanto que um gerente de projetos é responsável por atingir metas dos projetos que estão sua responsabilidade, o EGP é responsável por atingir as metas aprovadas da Empresa.
O EGP decide e sustenta padrões de gerenciamento de projetos na Empresa através do cumprimento de processos que podem ser repetidos e escalonáveis. É responsabilidade dele, inclusive, ser fonte de toda documentação necessária para execução das atividades de gestão de projetos. Orientar e definir quais métricas devem ser utilizadas na gestão e execução de projetos. Por outro lado, o gerente de projetos tem a o dever aderir e segui as diretrizes e práticas padronizadas pelo EGP durante as fases de: planejamento, preparação e execução do projeto.
Em resumo, o gerente atua em cada projeto individualmente e faz a gestão das restrições de custo, escopo, prazo, entre outros e o EGP gerencia padrões, metodologias, métricas, dependência entre projetos da Empresa.
Por isso, toda Empresa que executa projetos com custos que impactam substancialmente em suas atividades deve ter um EGP. Quanto maior forem os custos dos projetos, mais rígida deve ser a gestão e consequentemente se faz necessário um EGP na Empresa.
Assim, com o escritório a Empresa pode atingir seus objetivos de forma mais rápida, o que aumenta a possibilidade de compartilhamento de recurso e padronização de processos de governança. Se as áreas organizacionais da Empresa não se comunicam e funcionam de forma isolada, com métodos e padrões diferentes, é mais difícil atingir os objetivos da organização, desperdiçando tempo e dinheiro. Pense nisso!
Fontes:
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