Nas edições dos meses de outubro e novembro, esta coluna da Revista Carreiras TI abordou os temas: Você é produtivo? e Como medir a produtividade pessoal – Encontre seus indicadores.
Seguindo o objetivo da coluna de levar o leitor à reflexão sobre Aprender – Desaprender e Reaprender, vamos abordar um tópico que é uma continuidade das edições anteriores: como gerenciar nosso tempo com eficácia!
Todos reconhecemos que gerenciar o tempo é importante.
“Definitivamente vou fazer um curso sobre administração de tempo … assim que puder encaixá-lo na minha agenda…” Louis E. Boone
O gerenciamento do tempo – como escolhemos usar e organizar nosso tempo – é algo contra o qual muitos de nós lutamos.
Com os recursos tecnológicos disponíveis a figura do profissional multitarefa se tornou algo corriqueiro. Além de ter que realizar suas atividades e tarefas regulares deve estar conectado muitas horas por dia ao seu smartphone ou a algum dispositivo tecnológico que possa responder às demandas tempestivamente.
A gestão eficaz do tempo permite-nos aproveitar ao máximo o nosso dia, realizando tarefas com maior rapidez e priorizando aquelas que terão mais impacto.
O bom gerenciamento do tempo:
– leva à obtenção de maior eficiência e produtividade,
– contribui para ter menos estresse e
– cria condições para uma melhor qualidade de vida pessoal e profissional.
Benefícios do gerenciamento eficaz do tempo:
1. Alívio do estresse
Fazer e seguir um cronograma de tarefas contribui para a redução da ansiedade. Ao marcar itens em sua lista de “tarefas pendentes”, você verá que está fazendo um progresso tangível. Isso o ajuda a evitar o estresse de se preocupar se as tarefas são ou se serão realizadas.
2. Ter mais tempo disponível
Uma boa gestão do tempo pode ajudar a encontrar algum tempo disponível extra para dedicar-se a outras atividades no seu dia a dia. As pessoas que conseguem administrar o tempo de maneira mais eficaz, normalmente, encontram algum tempo para dedicar-se a atividades pessoais, prática de exercícios físicos ou hobbies.
3. Mais oportunidades de trabalho (e não para trabalhar mais)
Saber gerenciar bem o tempo é uma das qualidades e habilidades que os recrutadores valorizam. Ter profissionais que possuem boa capacidade de priorizar e programar o trabalho é um requisito desejável para qualquer organização.
4. Capacidade de realizar objetivos
As pessoas que sabem administrar bem o tempo são capazes de melhor atingir as metas e objetivos e têm habilidades para realizá-los em um período mais curto. Identificar as técnicas ou estratégias de gerenciamento de tempo mais adequadas é algo pessoal e muito individual.
Pessoas diferentes precisam de estratégias de gerenciamento de tempo diferentes!
O importante é descobrir um processo que funcione para você, seja ele qual for.
Algumas técnicas mais utilizadas são:
a. Fazer uma lista de tarefas
Parece óbvio, mas elaborar uma lista de tarefas pode não parecer uma técnica inovadora, mas é uma das maneiras mais poderosas de se tornar mais produtivo.
As melhores listas de tarefas podem incluir as tarefas rápidas e urgentes (que podem ser concluídas em 10 minutos ou mais), as tarefas operacionais que são as atividades em andamento e precisam ser realizadas durante o dia de trabalho e as tarefas mais trabalhosas que podem demandar dias ou trabalhos em equipe.
Ter uma lista de tarefas definida ajuda a mantê-lo em foco sobre o que você realmente precisa realizar.
As tarefas que surgirem fora dela serão consideradas secundárias.
b. Priorize as tarefas com sabedoria
Separe e priorize as tarefas com base na importância e urgência. Identifique as tarefas diárias de acordo com a importância e a urgência. Como fazer isso?
Para as tarefas consideradas:
Importantes e Urgentes: executá-las imediatamente!
Importantes, mas não Urgentes: decida e atribua um tempo para quando deve fazer essas tarefas.
Urgentes, mas não importantes: delegue essas tarefas, se possível.
Não são urgentes e não são importantes: deixe-as de lado para fazer mais tarde.
c. Defina um limite de tempo para concluir uma tarefa
É importante saber definir as restrições de tempo para concluir as tarefas. Isso pode lhe ajudar a ter mais foco e ser eficiente. O exercício de decidir quanto tempo você precisa alocar para cada tarefa também pode ajudá-lo a reconhecer possíveis problemas antes que eles surjam. Dessa forma, você pode fazer planos para lidar com eles.
Reserve pequenos períodos para tarefas administrativas, como ler e responder e-mail, agendamento e retorno de chamadas e períodos maiores para um trabalho mais detalhado, aprofundado ou analítico.
d. Considere fazer uma pausa entre as tarefas
Ao fazer muitas tarefas sem pausas, é mais difícil manter o foco e a motivação. Permita algum tempo de inatividade entre as tarefas para limpar sua cabeça e se refrescar. A conhecida Técnica Pomodoro sugere escolher uma tarefa que você precisa realizar dentro de 25 minutos. Durante esse período você deverá estar com foco total na tarefa. Passados os 25 minutos faça uma pequena pausa de cerca de três a cinco minutos. Levante-se, tome uma xícara de café, beba água, faça algo não relacionado ao trabalho para dar uma pausa para o seu cérebro.
Ao retornar, selecione outras tarefas a serem realizadas dentro dos 25 minutos e repita essas etapas por até quatro vezes. Depois, poderá fazer pausas mais longas (de 20 a 30 minutos).
e. Organize-se com o calendário
Utilize seu calendário para um gerenciamento de tempo de longo prazo. Anote os prazos dos projetos ou das tarefas que fazem parte da conclusão do projeto geral. Pense em quais dias seria melhor dedicar a tarefas específicas.
Ter uma programação estruturada é crucial para entregar o que você mesmo definiu. Isso irá lhe ajudar a proteger o espaço para o seu trabalho e estabelecer uma pressão saudável para realmente concluí-lo. A alocação de tempo ao longo do calendário é uma das maneiras mais produtivas de fazer isso, pois evita que uma tarefa ultrapasse o seu dia inteiro e impede que você execute várias tarefas.
f. Elimine as tarefas ou atividades não essenciais
É importante eliminar as atividades ou tarefas em excesso para o dia ou a semana. Determine o que é mais significativo e que merece sua atenção especial e seu tempo.
A eliminação das atividades não essenciais irá liberar mais do seu tempo para ser empregado naquilo que for mais importante.
g. Planeje com antecedência
Certifique-se de começar cada dia com uma ideia clara do que você precisa fazer – o que precisa ser feito NESTE DIA. Considere criar o hábito de, ao final de cada dia de trabalho, atualizar sua lista de tarefas para o dia seguinte. Dessa forma, você começará o dia mais organizado.
Lembre-se que o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal é importante!
Se você puder aprender a gerenciar melhor o seu tempo e ensinar os colegas da equipe a administrarem também o tempo deles de maneira eficaz, todos ganharão e será mais fácil encontrar esse equilíbrio.
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Ew Sistemas TI.