Todo profissional de TI sabe o quão importante é documentar todos os processos e procedimentos relacionados ao seu trabalho.
No entanto, muitos profissionais de TI têm dificuldade em manter essa documentação atualizada e organizada.
É aí que entram as ferramentas de “segundo cérebro“.
No artigo do mês anterior abordamos o que é um segundo cérebro.
Em síntese: um segundo cérebro é uma ferramenta que ajuda a organizar e armazenar informações importantes em um só lugar.
Ela funciona como uma espécie de extensão do nosso cérebro, facilitando o acesso às informações importantes quando precisarmos delas.
Agora que você sabe o que é uma ferramenta de segundo cérebro, vamos ver como usá-la para documentar processos e procedimentos de TI.
1º Passo: Criar uma Estrutura de Documentação
Antes de começar a documentar seus processos e procedimentos, é importante ter uma estrutura clara em mente. Isso irá ajudar a garantir que todas as informações relevantes sejam incluídas e que a documentação seja fácil de navegar. Por exemplo, você pode criar uma página principal para cada área de TI (como rede, segurança, desenvolvimento, inteligência artificial, livros, suporte ao usuário etc.) e em seguida, criar subpáginas para cada processo ou procedimento individual.
Por exemplo, usar o Notion para criar páginas principais para cada área de TI, como rede, segurança, desenvolvimento, inteligência artificial, livros, suporte ao usuário, entre outras, e em seguida, criar subpáginas para cada processo ou procedimento individual dentro de cada área.
Neste exemplo, todas as informações relevantes ficam organizadas em um só lugar, tornando mais fácil a navegação, o acesso às informações necessárias e a plataforma permite colaboração em tempo real, facilitando a criação e atualização da documentação por toda a equipe de TI.
2º Passo: Documentar os Processos e Procedimentos
Com a estrutura de documentação definida, é hora de começar a documentar os processos e procedimentos.
– Usar o mínimo de linguagem técnica possível.
– Incluir capturas de tela sempre que possível para tornar a documentação mais visual e fácil de entender.
– Usar listas com marcadores para quebrar o texto e torná-lo mais fácil de ler.
3º Passo: Manter a Documentação Atualizada
Uma vez que a documentação está completa, é importante mantê-la atualizada. As ferramentas de segundo cérebro mais conhecidas podem ajudar nisso, ao permitir a configuração de lembretes para atualizar a documentação em intervalos regulares ou adicionar novas informações sempre que surgirem.
As ferramentas de segundo cérebro são uma excelente maneira de organizar e armazenar informações importantes relacionadas ao dia a dia de um profissional de TI.
Seguindo os passos acima, podemos criar uma documentação clara e acessível, tanto para o uso pessoal como para o uso com a equipe e garantir que ela seja mantida atualizada e relevante ao longo do tempo.
Então, mãos à obra!
Na edição do próximo mês veremos como o “segundo cérebro” pode ajudar a gerenciar os projetos de TI.
Até lá!
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