O tempo não é como um filme que você pode avançar ou retroceder quando bem entender. Só se vive uma vez e o tempo presente é o que faz o futuro acontecer. Como disse Heráclito “um homem só se banha em um rio uma única vez, pois na segunda tentativa já não é o mesmo rio e nem mesmo o mesmo homem”. Por isso é tão importante aproveitar o tempo que estamos vivendo e otimizá-lo para obter o máximo proveito dele.
Você sabe como otimizar seu tempo? Vou te dar dez dicas de como pode ser feito.
1. Priorize atividades: “quando TUDO é prioridade então NADA é prioridade”. Para definir o que é prioridade existe inúmeras ferramentas que nos apoiam. Citarei aqui apenas uma destas ferramentas que é a utilização de uma matriz de Urgência X Importância. É muito importante e muito urgente? Faça imediatamente! É muito importante e menos urgente? Faça em seguida. É muito urgente e pouco importante? Faça em terceiro lugar. É pouco urgente e pouco importante? Será que é para ser feito?
2. Estipule metas e trace estratégias: não faz sentido fazer algo muito bem feito, mas sem valor para a empresa/cliente. Otimizar o tempo é fazer bem-feito somente aquilo que precisa ser realizado. Para entendermos a necessidade de fazer uma atividade, esta atividade tem que estar relacionada com a meta e a estratégia da equipe/empresa. Todos precisam entender do negócio a ser construído antes de colocar a mão na massa para fazê-lo.
3. Delegue tarefas: uma equipe é constituída de pessoas que juntas somam os seus esforços para entregar um bom resultado à empresa. Se cada uma desta pessoa puder contribuir com uma parte da operação, o trabalho pode ser entregue com maior agilidade e qualidade. Saber delegar é uma responsabilidade e um ato de maturidade do gestor. Empoderar as pessoas que sabem desempenhar bem uma função é a maneira mais rápida de se ganhar produtividade e engajar a equipe. Uma ferramenta importante para saber como e quando delegar é o Delegation Poker do Management 3.0 – que apresenta sete níveis de delegação de uma equipe.
4. Não procrastine: procrastinar é demorar a concluir uma atividade que pode ser relativamente fácil e rápida de ser finalizada. O que leva as pessoas a enrolarem na concretização de uma atividade? A) Não saber fazer e ter medo de buscar ajuda ou B) estar muito ansioso e não conseguir pensar em como resolver a tarefa; são alguns dos motivos para esta atitude. Ter um bom equilíbrio emocional é crucial para evitar a procrastinação.
5. Crie mais tempo: significa aproveitar cada oportunidade que surgir. Usar cada segundo como uma possibilidade de resgatar ideias e ações. Usar o tempo com sabedoria é uma característica de quem sabe aproveitar melhor o momento. Nada é desperdiçado. Todo tempo é único e proveitoso.
6. Organize seus recursos e seu espaço: você já tentou fazer um jantar e não sabia onde estavam os alimentos e os utensílios necessários? Estar perdido em uma atividade e não saber por onde começar porque não tem em mãos os equipamentos necessários é muito frustrante. Por isso, organizar o ambiente, ter todas as ferramentas à mão e manter limpo o espaço de trabalho é fundamental para concluir a tarefa com agilidade e perfeição.
7. Mantenha o foco: “pare de começar e comece a terminar”. A concentração é fundamental para evitar deslizes, erros e paradas desnecessárias. Manter o foco na atividade faz a tarefa ser concluída em menos tempo. Além de finalizar mais rápido pode ser realizada com maestria. Fazer várias coisas ao mesmo tempo só nos faz perder a qualidade e domínio no que está sendo feito. Digamos que quando iniciamos uma segunda atividade sem concluir a primeira, já perdemos 30% da nossa capacidade de concentração, quanto tempo será necessário para concluir as duas atividades? Com certeza, um tempo maior do que o esperado se fôssemos fazer uma por vez. Portanto, uma coisa de cada vez é a melhor pedida quando temos várias tarefas a desempenhar.
8. Inclua sua vida pessoal na sua gestão de tempo: saber dividir o tempo de trabalho, lazer, família, meditação, etc é valioso. Existem momentos em que precisamos fazer uma caminhada, um exercício de meditação ou de lazer para oxigenar o cérebro e pensar melhor no desafio proposto. Então, fazer pequenas pausas para passar mais tempo em família ou em atividades pessoais também faz parte do nosso dia a dia. Assim, pensamos melhor quando estamos descansados mentalmente e fisicamente.
9. Contribua dando ideias para sua gestão de como otimizar o tempo: uma equipe madura é capaz de deixar com que cada colaborador participe das decisões importantes a serem tomadas. Manter a abertura e o respeito por cada opinião traz comprometimento e coragem às pessoas. Todas as opiniões podem ser consideradas. As vezes, a criatividade é mais explorada quando há divergência de ideias. Ideias contrarias somam muito mais do que dividem uma equipe.
10. Fazer mais com menos: este é o sonho de toda organização. Usar menos recurso possível (seja financeiro, de equipamentos, de tempo, etc…) e receber o máximo de retorno do investimento é o que gera lucro e mantém a empresa funcionando por longos períodos. Então se a empresa puder produzir algo valioso em menos tempo poderá utilizar os recursos no desenvolvimento da própria empresa e na contratação de outros colaboradores.
Abordamos neste artigo algumas possibilidades de otimização de tempo de trabalho ou, também, de estudo. Mas existem outras maneiras de aproveitar melhor nosso tempo. Conte pra gente o que você faz para otimizar o seu tempo.
Ah, não esqueça de compartilhar com outras pessoas estas dicas valiosas.
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Por: Cíntia Simões / Jaine Santos
Especialista em Liderança e Coaching
@cintiasimoes.oficial
Jaine Garcia Rodrigues Santos
Especialista em Gestão da Qualidade e Auditoria de Processos
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