Nesse artigo abordaremos o que é BPM e a diferença entre Analista de Negócio, Analista de Processo e Analista de Requisitos. É muito comum as pessoas confundirem ou pensarem que BPM está ligado diretamente com a área de TI. BPM não é, ou não deve ser, uma disciplina da TI! A TI entra como um componente do processo de gestão, especialmente quando se fala da fase de automação. 

Por isso, nosso primeiro artigo aborda exatamente essa questão.

Vamos começar pela definição de BPM: BPM – Business Process Management, ou Gerenciamento de Processo de Negócio, é uma disciplina de gestão, é um termo utilizado para definir um conjunto de práticas aplicadas a uma empresa para mapear todos os processos de trabalho, identificar problemas na rotina e aperfeiçoar a organização de forma eficiente. Em linhas gerais, é entender o que a empresa faz (para o que foi criada, seu objetivo), se está sendo feito, se está sendo feito da melhor forma e melhorar se necessário.

O que é processo? Negócio? Processo de Negócio? 

  • Processo:  é um conjunto definido de atividades ou comportamentos executados por humanos ou máquinas para alcançar uma ou mais metas.
  • Negócio: pessoas que interagem para executar um conjunto de atividades de entrega de valor a cliente e gerar retorno às partes interessadas.
  • Processo de Negócio: trabalho ponta a ponta que entrega valor aos clientes. 

             São os processos que compõem a estrutura que mantém uma organização viva e influencia diretamente nos ganhos da empresa.

Fonte: BPM CBOK

Exemplo: Uma empresa que faz bolo caseiro

Ao pensar em montar essa empresa, não se inicia esse negócio fazendo um “Sistema” para controle de estoque, vendas… etc. É preciso iniciar pensando no “Negócio”, estruturar o negócio, pensar no objetivo da empresa, para que ele existe, o que ela irá fazer, como irá fazer.

Responder perguntas do tipo:  Quem será o seu público-alvo? Para quem irá vender? Local/região onde irá montar o negócio? Qual a capacidade de produção? Quais bolos irá produzir, qual o cardápio? Se terá pronta entrega ou será sob encomenda?  O que você precisa comprar? Quem contratar?

Sendo assim iremos definir o negócio, a missão (para que a empresa existe), uma visão de futuro (aonde se quer chegar e em quanto tempo), definir objetivos para cumprir a missão e visão e com isso teremos os processos de negócio, o que terá que ser executado/feito para que se alcance o desejado.

Nessa empresa, temos um processo de negócio muito importante, talvez um dos mais importantes: o processo de produzir os bolos, nesse processo temos algumas atividades que precisam ser executadas para que ao final tenhamos o bolo pronto.

1º – Reunir os ingredientes 

2º – Misturar os ingredientes

3º – Colocar a massa para assar 

4º – Decorar o bolo

No exemplo temos as atividades que precisam ser executadas de forma estruturada (não podem ser aleatórias), temos as entradas (insumos), vamos usar ferramentas e técnicas para obter um resultado/ produto, que será entregue ao cliente.

Agora vocês vão me perguntar: onde entra o analista de negócio, de processo e o analista de requisitos ou onde entra a TI? Veja que, até aqui, a TI não tem nenhum papel na análise do nosso processo de fazer bolos.

O analista de negócio está diretamente ligado em entender o ambiente, onde a empresa se posiciona, seu mercado de atuação, seu histórico, seus concorrentes, entender o negócio de fazer bolo caseiro. O analista de negócio não é um analista de TI! É alguém que consiga compreender o que a empresa deveria fazer, o que ela está efetivamente fazendo, e o que poderia ser melhorado.

O analista de processo, busca entender o dia a dia da empresa, junto às áreas, o objetivo das áreas, objetivos esses que devem estar ligados aos objetivos da empresa, se o que cada área faz contribui ou não para que seja atingido o objetivo da empresa, pois cada área/setor faz parte do todo e não pode trabalhar isoladamente. O objetivo da empresa só será atingido com cada área fazendo bem-feito o que deve fazer. Não adianta o pessoal da produção dar um duro danado, caprichar para fazer os bolos, se que quem compra os materiais/ insumos não presta atenção na lista de compras e entrega sempre atrasado. A empresa como o todo sofre, não atinge o objetivo de fazer bolos fresquinhos, dentro do prazo. O analista de processo irá atuar exatamente aqui, estudar, analisar o processo, entender o que está ocorrendo e propor melhorias.

O analista de requisitos, caso algum dos processos seja automatizado (por exemplo, o processo de venda e estoque), irá entender, conhecer as regras dos requisitos que os processos buscam satisfazer. Ah, chegamos enfim, a um papel para a TI!

Mas é importante entender que a solução de melhoria do processo nem sempre está em automatizar o processo. Se não for analisado, diagnosticado e melhorado, ao automatizar, automatizará o caos. Se não se consegue fazer bem-feitas as vendas e o controle de estoque, de forma manual, a solução não é o sistema, precisa primeiramente mapear, estudar, entender o que está ocorrendo, o que está impossibilitado, melhorar, garantir que sabem fazer, que tem como ser feito e aí sim automatizar.

Um processo devidamente compreendido, mapeado e otimizado pode muito bem ser mais eficiente sem que para isso seja implantado nenhum novo sistema! Agora, se uma vez otimizado verificar-se que é possível tornar o processo mais eficiente com a automatização de tarefas, através de um sistema, aí sim, entra o papel da TI.

E por que se faz essa confusão de BPM com TI, então?

Bom, geralmente os analistas de TI estão muito familiarizados com a ideia de processo, de atividades encadeadas, e isso os torna hábeis na compreensão e no desenho dos processos. Aí as empresas aproveitam essa habilidade nas funções de análise de negócio. Acredito que daí tenha surgido essa ideia de que a TI deve ser responsável pelos processos.

Mas como vimos nesse artigo, nem sempre a TI tem que resolver todos os problemas!

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Ew Sistemas TI.