Costuma-se comentar, em uma roda de colegas de trabalho, se você perguntar a dez pessoas sobre o que é produtividade para elas, você receberá dez respostas diferentes.
Interessante e faz sentido.
Para alguns, trabalhar, diariamente, das 8 às 18 horas e retornar para casa sem ter continuidade das atividades do trabalho e ter tempo para ficar com a família é ser produtivo.
Para outros, ser mais produtivo pode significar assumir, com sucesso, mais um compromisso como um projeto paralelo junto com as atividades que já desenvolve no trabalho de tempo integral.
Mas o que vem a ser a “produtividade pessoal”?
Calcula-se a produtividade pessoal como o resultado obtido pela eficiência com que você pode concluir tarefas importantes de forma consistente.
Isto é, as tarefas concluídas com sucesso, dentro de um tempo esperado, é produtividade.
Este tempo varia de acordo com a tarefa e sua complexidade e com a capacidade de resolver problemas.
O termo produtividade vem sendo considerado “uma palavra da moda” nas últimas décadas.
A competitividade elevada entre as empresas, na busca de significativas vantagens competitivas sobre os concorrentes e visando à sobrevivência no mercado globalizante contribui para a permanente busca de pessoas, também competitivas e produtivas.
Alguns exemplos:
– como um gerente, líder de equipe ou funcionário, pode tirar o máximo proveito (eficiência) do seu dia de trabalho?
– como um pai pode terminar seu trabalho ao final do dia e ainda ter tempo (e energia) para poder passar algumas horas da noite com seus filhos em casa?
– como um profissional que gerencia vários projetos com eficiência pode obter uma alta taxa de eficiência por hora trabalhada?
Com certeza, a maioria de nós se acha “produtivo” e, de uma maneira geral, todos buscamos aumentar nossa própria produtividade.
Faça uma breve reflexão:
“Você é produtivo todos os dias, todas as semanas e todos os meses?”
Mas como se mede a produtividade pessoal?
Para responder a essa pergunta é necessário monitorar e medir a produtividade.
Gosto de lembrar e citar as frases:
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.” William Edwards Deming
e
“O que é medido é gerenciado.” Peter Drucker
Medir a produtividade pessoal e individual irá requerer de nós pequenas mudanças conscientes em nossas rotinas.
Isso envolve:
a) eliminar as distrações, tanto quanto possível, garantindo que cada hora do dia conte;
b) monitorar e controlar o tempo das atividades realizadas; e
c) medir a produção diária, semanal ou mensal.
Na edição deste mês iremos apresentar dicas de como eliminar as distrações.
Vejamos, então, algumas dicas para encontrar o caminho da produtividade pessoal.
1) Como Eliminar distrações e aumentar a produtividade
As distrações podem ser as interações sociais, o smartphone avisando a chegada de “novidades” cada dois minutos, as notificações desnecessárias, as mensagens de texto e as chamadas telefônicas, para citar alguns.
As distrações tiram o foco do trabalho e atrasam a volta ao fluxo de trabalho ideal.
Pesquisas do Reino Unido (1) estimam que os funcionários perdem cerca de 759 horas por ano, por empresa, devido a interrupções no local de trabalho, com colegas de trabalho, pelo barulho no local de trabalho, em reuniões ou gastos em mídias sociais.
(1) Employees waste 759 hours each year due to workplace distractions
A pandemia do novo coronavírus trouxe desafios para aqueles que trabalham em regime de home office também.
Como é possível manter o foco e retomar o controle do tempo?
– Crie um cronograma e cumpra-o! Criar um cronograma é uma das melhores maneiras de lidar com as distrações e procrastinações.
– Estabeleça uma rotina! Ter uma rotina é um bom começo. Se você é um “trabalhador do conhecimento” e suas atividades começam ao ligar o computador, procure estar diante de sua mesa no mesmo horário todos os dias.
– Programe suas tarefas! Faça uma lista de compromissos, responsabilidades e afazeres na noite anterior para saber exatamente onde concentrar sua atenção no dia seguinte.
– Seja disciplinado! Siga a programação do seu cronograma, calendário ou agenda. Caso contrário, você pode perder tempo com atividades improdutivas.
2) Faça pausas frequentes e não despreze a hora do almoço
Pode parecer uma atitude contraintuitiva, mas os trabalhadores mais produtivos fazem pausas frequentes ao longo do dia.
A razão disso é simples: trabalhar por longos períodos é mentalmente desgastante. Fazer pausas ajuda a atualizar o foco e melhorar o humor.
Há uma regra, chamada de 52-17, que sugere “trabalhar 52 minutos e fazer um intervalo de 17 minutos“.
O momento de distração ou de distensão deve ser realizado dentro dos 17 minutos, seja para tomar café, conversar com um colega de trabalho ou com um familiar.
3) Mantenha seu espaço de trabalho organizado
Um espaço de trabalho desordenado ou desorganizado contribui para se sentir sobrecarregado com a carga de afazeres.
Ao organizar a mesa de trabalho, procure incluir apenas os itens de uso mais frequentes e de maior importância para realizar as atividades do dia de trabalho.
Organize os elementos de apoio, como papéis e itens acessórios, para que estejam prontamente disponíveis, quando precisar deles.
Ter e manter uma mesa arrumada e organizada auxilia na concentração no trabalho que se está realizando.
4) Desligue as notificações do telefone e do computador, se for o caso
A interrupção dessas notificações, particularmente das redes sociais, contribui para a perda de atenção e foco. Fica difícil ser multitarefa no trabalho e ativo nas redes sociais ao mesmo tempo…
Portanto, desligue as notificações para não ser perturbado durante o horário de trabalho.
5) Restrinja o tempo de uso do telefone, se seu trabalho não depender dele
Se for “impossível” resistir a verificar as notificações do telefone durante o horário de trabalho, pode-se definir algumas restrições.
Ative o recurso de medição do “Tempo de tela” para saber quanto tempo está gastando em seu dispositivo e até mesmo definir limites diários.
6) Estabeleça metas e objetivos diários
Outra forma de eliminar as distrações é dividir suas atividades ou projetos em metas e objetivos diários e procurar cumpri-los. Sim, é mais fácil falar do que fazer…
Ter um sistema de produtividade nos ajuda a manter ter foco e a seguir no caminho certo.
Uma boa sugestão para começar a se organizar é aplicar a regra 1 – 3 – 5.
Prepare-se para realizar uma grande tarefa, três tarefas médias e cinco pequenas tarefas todos os dias.
Algo do tipo:
Hoje eu vou fazer…
1 tarefa grande…
3 tarefas médias…
5 tarefas pequenas…
No próximo mês veremos algumas dicas sobre Como medir os níveis de produtividade pessoal.
Até lá!
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