Um entendimento claro e eficaz dos fluxos de trabalho é essencial para o sucesso de qualquer Time. No entanto, muitos Times cometem um erro fundamental ao abordar a visualização de seus fluxos de trabalho.
Muitos Times acreditam que criar um Kanban envolve apenas a criação de colunas e a listagem de nomes de etapas. No entanto, essa abordagem simplista frequentemente resulta em uma compreensão limitada do processo e na perda de oportunidades de melhoria.
A visualização do fluxo de trabalho não é apenas uma representação visual do processo, mas também uma ferramenta para a descoberta de conhecimento. É importante nomear as colunas de forma apropriada e representar atividades reais em vez de departamentos ou especializações. A coluna “Concluído” também desempenha um papel fundamental, pois representa o progresso e a conclusão das atividades.
É importante adotar uma nomenclatura consistente e livre de tempos verbais ao nomear as colunas. Cada coluna deve representar uma atividade claramente definida, com um início e um fim bem definidos. Evite enfatizar a especialização e concentre-se na colaboração entre disciplinas e departamentos.
Os fluxos de trabalho são compostos por atividades, que são as ações realizadas para avançar um processo. As atividades não se limitam a simples transferências de tarefas, mas sim a colaborações entre indivíduos de diferentes disciplinas e funções. Uma atividade bem definida não apenas envolve pessoas, mas também tem um impacto direto nos resultados.
O foco principal deve estar nos resultados alcançados por meio do fluxo de trabalho. A análise deve ser orientada para determinar se as metas e objetivos estão sendo alcançados. A eficácia do fluxo de trabalho não se resume apenas a manter as pessoas ocupadas, mas sim a atingir os objetivos definidos.
Uma mudança de mentalidade é necessária, na qual o foco se desloca do gerenciamento de indivíduos para o gerenciamento do próprio trabalho. O objetivo é fornecer diretrizes claras para as equipes autogerenciadas, permitindo que tomem decisões alinhadas com os objetivos da organização.
Os quadros Kanban usam cartões, colunas, raias e limites de WIP para permitir que as equipes visualizem e gerenciem seus fluxos de trabalho com eficiência.
Cartões Kanban – Esta é a representação visual das entregas. Cada cartão contém informações sobre a entrega e seu status, como prazo, responsável, descrição, etc.
Colunas Kanban – Cada coluna no quadro representa um estágio diferente do seu fluxo de trabalho. Os cartões passam pelo fluxo de trabalho até sua completa conclusão.
Limites de trabalho em andamento – Eles restringem a quantidade máxima de cartões nos diferentes estágios do fluxo de trabalho. Limitar o WIP permite concluir itens de trabalho mais rapidamente, ajudando sua equipe a se concentrar apenas nas entregas atuais.
Kanban Swimlanes – São pistas horizontais que você pode usar para separar diferentes atividades, equipes, classes de serviço e muito mais.
Ponto de Compromisso – Um compromisso marca um ponto no processo de trabalho em que um item de trabalho está pronto para ser inserido no sistema.
Ponto de entrega – o ponto no fluxo de trabalho em que os itens de trabalho são considerados concluídos.
O propósito da visualização de fluxo de trabalho é representar com precisão a realidade atual, não uma aspiração futura. A colaboração entre pessoas e papéis deve ser refletida nas atividades representadas no Kanban.
“A visualização do fluxo de trabalho não é apenas uma representação visual do processo, mas também uma ferramenta para a descoberta de conhecimento, como discutido por Anderson em seu livro ‘Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business’ (2010). É crucial nomear as colunas de forma apropriada e representar atividades reais em vez de departamentos ou especializações.”
O Kanban é uma poderosa ferramenta de visualização de fluxo de trabalho projetada para proporcionar clareza ao seu processo de trabalho e aumentar a eficiência ao limitar o trabalho em andamento.
Por meio dessa maior transparência, você será capaz de identificar prontamente estágios problemáticos no trabalho, e ao refiná-los, sua equipe logo operará com uma eficiência aprimorada.
Ao implementar o Kanban, você poderá começar a construir pequenas melhorias sustentáveis e de longo prazo em seus processos, possibilitando assim um maior nível de produtividade, redução de estresse e melhoria da qualidade, entre outros benefícios.
Conclusão
Compreender os fluxos de trabalho vai além da simples criação de um Kanban. Evitar o erro fundamental de visualização é crucial para tomar decisões baseadas em dados, otimizar processos e alcançar resultados desejados. Ao adotar uma abordagem centrada em atividades, nomear colunas adequadamente e focar nos resultados, os Times podem alcançar uma previsibilidade sustentável e uma gestão eficaz do trabalho. Compartilhar esses insights com outras pessoas pode levar a uma transformação positiva na forma como as equipes abordam seus fluxos de trabalho.
Referências
Anderson. David J. Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business, 2010.
Kanban University Disponível em: https://kanban.university/. Acesso: em 24 de set. 2023.
Kanbanize. Disponível em: https://kanbanize.com/pt/recursos-kanban/primeiros-passos/o-que-e-wip. Acesso: em 24 de set. 2023.
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