Na edição da Revista Carreiras TI, do mês de Outubro, o artigo “Você é produtivo?” trouxe à reflexão a importância de medir a produtividade pessoal e individual, como fator de equilíbrio entre tirar o máximo de proveito de um dia de trabalho e a eficiência dos resultados obtidos.
O artigo apresentou algumas dicas de como pequenas mudanças contribuem para eliminar as distrações e aumentar a produtividade.
Dando continuidade à reflexão, veremos algumas dicas sobre como medir os níveis de produtividade pessoal.
A charge a seguir retrata uma paródia sobre a produtividade de um funcionário de um escritório, diante da sua chefe, atônita com o atraso (Figura acima).
De alguma forma, todos procuramos justificar nossa produtividade… Ou nossa ineficiência, como no caso da charge…
Para medir o nível de produtividade individual precisamos, em primeiro lugar, monitorar o que fazemos.
Os especialistas em Gestão do Tempo sugerem duas técnicas que auxiliam na medição da produtividade pessoal.
- Controle de tempo
A primeira técnica, considerada a mais importante, e mais simples, é monitorar o tempo e as atividades realizadas ou a realizar. Isto pode ser feito por meio das anotações das atividades em um caderno ou por meio do cadastro delas em um aplicativo ou sistema, registrando as atividades realizadas a cada hora ou frações do tempo.
Alguns exemplos incluem:
– anotar como são gastas cada hora no trabalho;
– o tempo de pausa para o almoço;
– as pausas para ir ao banheiro;
– tempo gasto lendo e respondendo aos e-mails; e
– até mesmo o tempo utilizado nas redes sociais…
- Medindo a produção
A aplicação da segunda técnica é decorrente da primeira. Com uma lista de tarefas/atividades consideradas importantes, definidas para realizar em determinado espaço de tempo, devem ser marcadas aquelas que foram concluídas com êxito.
Por exemplo, se foram anotadas cinco atividades para aquele dia na lista de tarefas e se três delas foram concluídas com sucesso, isso indica que o nível de desempenho pessoal, para aquele dia, foi “produtivo”.
Outra sugestão para medir o percentual de produtividade pessoal é obter o resultado da divisão do tempo total pelo tempo gasto de forma produtiva vezes 100.
Por exemplo, se em um regime de trabalho de 8 horas diárias, excluindo o tempo para almoço, 6 dessas horas foram consideradas produtivas, o percentual da produtividade será: 6/8 x 100%, obtendo o indicador de 75%. Bom resultado para o dia!
Uma pesquisa realizada no Reino Unido identificou que, um “trabalhador médio” de atividades de escritório, só tem 2 horas e 23 minutos de produtividade ao longo do dia…
Fonte:
How Many Productive Hours in a Work Day? Just 2 Hours, 23 Minutes… (vouchercloud.com)
Aí está uma boa motivação para medir a produtividade…
Como podemos melhorar nossa produtividade pessoal?
Seguem algumas dicas e sugestões para descobrir como otimizar os níveis de produtividade individual e pessoal.
- Direcionar as atividades
O que fazer:
– deixar para o período matutino aquelas tarefas que exigem mais pensamento e concentração;
– considerar fazer as reuniões, as ligações telefônicas e as respostas de e-mails para a parte da tarde;
– priorizar as tarefas por projetos, evitando se dedicar às atividades de vários projetos ao mesmo tempo.
b) Utilizar o “Método Dominó”
O chamado “Método Dominó” sugere ordenar e priorizar as atividades com maior tendência e possibilidade de procrastinação.
O que fazer:
– colocar as tarefas consideradas “mais pesadas e difíceis” como prioridades para conclusão, se possível para o período da manhã;
– destinar as demais tarefas para o período da tarde;
– o efeito dominó consiste na eliminação das tarefas candidatas à procrastinação e em seguida as demais.
c) Levantar-se mais cedo para planejar as atividades do dia
Com certeza, esta dica não se aplica a qualquer um, mas muitos executivos a têm adotado nos últimos anos, como acordar às 5 horas…
A técnica vem sendo bastante difundida porque foi constatada que a mente está mais produtiva, eficiente e não concorre com outras distrações bem cedo, pela manhã.
O que fazer:
– levantar-se mais cedo e fazer uma lista do que precisa ser realizado naquele dia, destacando-as de acordo com a importância e a urgência;
– refletir sobre as atividades importantes e que demandem tomadas de decisões. Anotar e destacar o que precisa ser feito ao longo do dia.
d) Agrupar as tarefas por categorias
O que fazer:
– separar e reunir as tarefas e atividades semelhantes ou por conjunto de tarefas similares;
– agrupar as atividades de acordo com a quantidade ou necessidade de atenção que elas exigem;
– eliminar a troca de contexto entre atividades e a execução de várias tarefas diferentes ao mesmo tempo.
Como podemos constatar, essas dicas são úteis para a maioria das pessoas.
A mudança de hábitos e a adaptação das rotinas de trabalho contribuem para:
– a economia de energia física e mental;
– auxiliar a manter o foco no que é realmente importante; e
– estabelecer melhores hábitos de produtividade.
E aí, está disposto a medir sua produtividade pessoal?
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Ew Sistemas TI.