Dando continuidade à apresentação das principais Soft Skills para quem trabalha com Projetos, veremos nesta edição as Soft Skills de Tomada de Decisão, Organização e Gestão do Tempo.
Na edição do mês de dezembro, foram apresentadas as Soft Skills: Comunicação, a Gestão de Conflitos e a Construção de Confiança.
Cabem ao Gerente de Projetos (GP) e sua equipe as responsabilidades de coordenação e supervisão de todos os aspectos da conclusão do projeto, como a comunicação com as partes interessadas, a definição e a realização dos ajustes de prazos, a priorização de tarefas, o planejamento e o monitoramento do fluxo de trabalho, dentre outras atribuições.
Algumas das Soft Skills mais importantes para quem trabalha com projetos são:
- Tomada de Decisão
Muitas tarefas e atividades são conduzidas no planejamento e na execução dos projetos e nem todas delas acontecem ao mesmo tempo, ficando a cargo do GP e de sua equipe determinarem quais atividades devem ter a prioridade mais alta e quais podem ser realizadas posteriormente. Além de decidirem quais atividades devem ser realizadas e priorizadas, a comunicação delas deve ser clara para que as equipes tenham o correto entendimento de como as metas podem ser alcançadas.
Outros fatores que estão ligados ao processo de tomada decisão são a definição das metas e dos marcos a serem atingidos, de acordo com o planejamento do cronograma e para isso caberá ao GP e sua equipe realizarem a programação e as delegações de autoridade necessárias ao planejamento e à execução do projeto.
Ao lado do GP, os líderes de equipes, de fases ou de entregas devem avaliar e discutir, constantemente, se os objetivos previstos e as decisões tomadas apontam para o caminho de sucesso do projeto ou se correções de rumo devem ser realizadas.
O desenvolvimento da Soft Skill de Tomada de Decisão para quem trabalha com projetos é importante porque durante o processo de tomada de decisão os gerentes e líderes devem sempre considerar como todas as partes interessadas podem ser afetadas.
Os membros das equipes são mais propensos a confiar em Gerentes de Projetos e líderes que sabem tomar as decisões sensatas e conseguem definir os problemas claramente.
Contar com pessoas que têm condições de apresentar as melhores soluções e explorar as vantagens e desvantagens das várias opções, junto com as pessoas necessárias para implementar as soluções, é uma Soft Skill diferenciada e desejada na Gestão de Projetos.
Na condução de projetos, muitas serão as decisões de caráter rotineiro, estratégico, operacional ou emergencial e, dependendo do tipo de decisão que precisará ser tomada, os Gerentes dos Projetos e os líderes podem ter diferentes conjuntos de critérios que entram em jogo, ao efetuarem seus julgamentos.
- Organização
A organização é uma das Soft Skills mais importantes no gerenciamento de projetos.
O Gerente de Projetos e os líderes de equipes são pessoas que devem ser capazes de organizar os fatos, as demandas e as soluções que levem os projetos ao sucesso.
Cada projeto tem peculiaridades e objetivos próprios e as responsabilidades de planejar e acompanhar uma infinidade de tarefas, problemas de toda sorte, ações e decisões exigem uma capacidade intelectual para ter controle sobre todas essas demandas.
As habilidades de organização incluem manter as atividades e tarefas funcionando sem problemas, sem que nada escape, com tudo relacionado ao projeto fácil de encontrar e claramente identificado, com controles de arquivos ou documentos importantes e monitorando o cumprimento dos prazos.
- Gestão do Tempo
O gerenciamento do tempo é uma habilidade vital que requer atenção em todas as áreas da vida e possui vários princípios que devem ser considerados para ser conduzido com sucesso.
Essa habilidade não pode ser ensinada e nem é aprendida em uma sala de aula formal. Ela requer prática e experiência para se desenvolver.
Ao contrário das Hard Skills – habilidades técnicas específicas – o gerenciamento do tempo é um conjunto de habilidades universal.
Os Projetos têm caráter eminentemente temporários e, portanto, a Soft Skill de gestão de tempo é crucial para o bom planejamento do tempo alocado nas tarefas, atividades e entregas dos projetos.
Algumas razões para desenvolver e aperfeiçoar a Soft Skill de Gestão do Tempo para aplicação no Gerenciamento de Projetos são:
- Ela é ensinável. Embora essa habilidade não seja, tradicionalmente, ensinada em salas de aula, ela pode, sim, ser ensinada. Isso pode ocorrer por meio de capacitações, como treinamentos, sessões de coaching, workshops direcionados e consultoria ou orientação externa.
- Ela é um caminho para o sucesso pessoal e profissional. Como uma Soft Skill, a gestão do tempo é crucial para o sucesso. Sem o adequado gerenciamento de tempo, torna-se difícil cumprir prazos, concluir tarefas e alcançar os objetivos.
- Ela fortalece as relações no local de trabalho. Com certeza não apreciamos trabalhar com alguém que não cumpre os prazos ou os trata com displicência. A consequência de padrões como esses impacta o trabalho de colegas e pode trazer dificuldades na execução das atividades no local de trabalho e nas equipes do projeto. Geralmente, comportamentos como esse, geram atritos entre os colegas e equipes.
- Ela é uma habilidade de vida. Saber gerenciar o tempo não é uma Soft Skill utilizada apenas no trabalho. Nossas vidas pessoais também são beneficiadas disso. O gerenciamento do tempo é parte integrante de nossas vidas. Fazemos isso diariamente por meio do cumprimento de tarefas diárias, marcando e mantendo compromissos, realizando atividades como ir à academia ou passando tempo com a família e amigos. Quando gerenciamos intencionalmente o tempo disponível podemos tomar as melhores decisões e manter um equilíbrio bem-sucedido entre vida profissional e pessoal.
- Ela torna a experiência de trabalho mais agradável. Essa habilidade contribui para realizar tarefas com eficácia e contribui para a obtenção de um produto/serviço final de alta qualidade, com sua entrega no prazo (ou mesmo antes). Isso aumenta a confiança, a motivação e o engajamento de todos.
- Ela ajuda na definição de metas. Ao definir metas mais inteligentes, baseadas no gerenciamento do tempo, torna-se mais fácil rastrear e alcançá-las ao final.
- Ela ajuda a tomar decisões melhores. Planejar seu dia estrategicamente e priorizar as tarefas mais importantes primeiro é a chave para tomar decisões sábias e práticas de gerenciamento de tempo. Você se tornará mais produtivo à medida que desenvolver esse hábito e pensar de forma mais criativa e crítica sobre suas tarefas.
Essas Soft Skills apresentadas complementam a percepção de que, profissionais de todas as áreas precisam desenvolvê-las, porque mesmo quem não trabalha direta ou especificamente com projetos, provavelmente, terá que desenvolvê-las para melhorar a capacidade de trabalhar com outras pessoas e podem contribuir positivamente para a promoção na carreira ou para habilitar ao preenchimento de cargos de chefia e liderança.
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Ew Sistemas TI.