O artigo de hoje aborda projetos nas empresas. Muitas estruturas organizacionais influenciam nas atividades de gerenciamento de projetos de TI. Por isso, conhecer a estrutura organizacional nas empresas é a base para definir o comportamento do gerente de projetos e toda a sua equipe para alcançar o resultado final esperado.
EFEITOS DAS ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS NOS PROJETOS
ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
De acordo com o Guia PMBOK, o gerenciamento geral de um projeto inclui: planejamento, organização, formação de pessoal, execução e controle de operações de uma empresa. Esse gerenciamento inclui várias disciplinas como por exemplo: o conhecimento nas estruturas organizacionais, comportamento organizacional, administração de pessoal, compensação, benefícios e planos de carreira.
Em regra a organização funcional, mostrada na Figura 01, é uma hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido. Os funcionários são agrupados por especialidade, como produção, marketing, engenharia e contabilidade, no nível superior. A engenharia pode ser também subdividida em organizações funcionais que dão suporte aos negócios da organização mais ampla, como mecânica e elétrica. As organizações funcionais ainda possuem projetos, mas o escopo do projeto geralmente é restrito aos limites da função. O departamento de engenharia em uma organização funcional fará o seu trabalho do projeto de modo independente dos departamentos de produção ou de marketing. Quando é realizado o desenvolvimento de um novo produto em uma organização puramente funcional, a fase de projeto, geralmente chamada de projeto de design, inclui somente pessoal do departamento de engenharia. Em seguida, quando surgirem questões sobre produção, elas serão passadas para o chefe de departamento no nível hierárquico superior da organização, que irá consultar o chefe do Departamento de Produção. O chefe do Departamento de Engenharia então passará a resposta de volta para o gerente funcional de engenharia, no nível hierárquico inferior.
Em uma organização por projeto, Figura 02, os membros da equipe são colocados juntos. A maior parte dos recursos da organização está envolvida no trabalho do projeto e os gerentes de projetos possuem grande independência e autoridade. As organizações por projeto em geral possuem unidades organizacionais denominadas departamentos, mas esses grupos se reportam diretamente ao gerente de projetos ou oferecem serviços de suporte para os diversos projetos.
As organizações matriciais, conforme mostrado nas Figuras 01, 02 e 03, são uma combinação de características das organizações funcional e por projeto. As matrizes fracas mantêm muitas das características de uma organização funcional e a função do gerente de projetos é mais parecida com a de um coordenador ou facilitador que com a de um gerente. De modo semelhante, as matrizes fortes possuem muitas das características da organização por projeto, e podem ter gerentes de projetos em tempo integral com autoridade considerável e pessoal administrativo trabalhando para o projeto em tempo integral. Embora a organização matricial balanceada reconheça a necessidade de um gerente de projetos, ela não fornece ao gerente de projetos autoridade total sobre o projeto e os recursos financeiros do projeto.
FATORES AMBIENTAIS DAS ORGANIZAÇÕES
Para o Guia PMBOK, durante o desenvolvimento das fases do projeto devem ser considerados todos e quaisquer sistemas e fatores ambientais da empresa que cercam e influenciam o sucesso do projeto. Isso inclui, mas não se limita a itens como:
• Cultura e estrutura organizacional ou da empresa.
• Normas governamentais ou do setor (por exemplo, regulamentos de agências reguladoras, normas de produtos, padrões de qualidade e padrões de mão de obra).
• Infraestrutura (por exemplo, equipamentos e instalações existentes).
• Recursos humanos existentes (por exemplo, habilidades, disciplinas e conhecimento, como projeto, desenvolvimento, departamento jurídico, contratação e compras).
• Administração de pessoal (por exemplo, diretrizes de contratação e demissão, análises de desempenho dos funcionários e registros de treinamento).
• Sistema de autorização do trabalho da empresa.
• Condições do mercado.
• Tolerância a risco das partes interessadas.
• Bancos de dados comerciais (por exemplo, dados padronizados de estimativa de custos, informações sobre estudos de risco do setor e bancos de dados de riscos).
• Sistemas de informações do gerenciamento de projetos (por exemplo, um conjunto de ferramentas automatizadas, como uma ferramenta de software para elaboração de cronogramas, um sistema de gerenciamento de configuração, um sistema de coleta e distribuição de informações ou interfaces Web para outros sistemas on-line automatizados).
Assim, vimos que no Guia PMBOK, o gerenciamento geral inclui o planejamento, a organização, a formação de pessoal, a execução e o controle de operações de uma empresa existente. Em resumo:
• A estrutura da organização executora geralmente limita a disponibilidade de recursos em um espectro de uma estrutura funcional a uma estrutura por projeto, com diversas estruturas matriciais intermediárias.
• A organização funcional clássica é uma hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido. Os funcionários são agrupados por especialidade, como produção, marketing, engenharia e contabilidade, no nível superior.
• As organizações funcionais ainda possuem projetos, mas o escopo do projeto geralmente é restrito aos limites da função.
• Em seguida, quando surgirem questões sobre produção, elas serão passadas para o chefe de departamento no nível hierárquico superior da organização, que irá consultar o chefe do departamento de produção.
• Em uma organização por projeto os membros da equipe geralmente são colocados juntos.
• As organizações por projeto em geral possuem unidades organizacionais denominadas departamentos, mas esses grupos se reportam diretamente ao gerente de projetos ou oferecem serviços de suporte para os diversos projetos.
• As organizações matriciais são uma combinação de características das organizações funcional e por projeto.
• As matrizes fracas mantêm muitas das características de uma organização funcional e a função do gerente de projetos é mais parecida com a de um coordenador ou facilitador que com a de um gerente.
• A função de um PMO em uma organização pode variar de uma assessoria, limitada à recomendação de políticas e procedimentos específicos sobre projetos individuais, até uma concessão formal de autoridade pela gerência executiva.
• O gerente de projetos terá apoio administrativo do PMO através de funcionários dedicados ou de um funcionário compartilhado.
• Os membros da equipe do projeto se reportarão diretamente ao gerente de projetos ou, se forem compartilhados, ao PMO.
• O gerente de projetos se reporta diretamente ao PMO.
Fonte:
França, Cesar Moises Gestão de serviços e projetos de TI. / Cesar Moises França, Djone Kochanski, Shirlei Magali Vendrami – Indaial: UNIASSELVI, 2014. 285 p.; il. ISBN 978-85-515-0168-9.
Você pode ler a revista online aqui no site ou realizar o download. Para isto basta acessar o menu superior Edição Atual e Anteriores, escolher o ano, rolar a página para encontrar a edição desejada. Clicar no botão Ler Online ou Download.
Ew Sistemas TI.