As dificuldades em gerenciar projetos é uma realidade. Isso fica evidente nos contextos de pequenas e médias empresas de TI. Isso pode refletir em todo o negócio da empresa, desde o planejamento estratégico até na execução de tarefas de fabricação do produto, pois existem barreiras que dificultam ainda mais as atividades de gestão.

Por isso, nesse artigo iremos abordar alguns critérios que dificultam a gestão de projetos.

Inicialmente iremos abordar a falta de investimento quanto ao tempo utilizados na engenharia de requisitos. O desenvolvimento e a construção de um software geralmente são precedidos da percepção de necessidade de automatização, não havendo uma preocupação em conhecer o negócio e satisfazer as necessidades do cliente. A falta de investimento quanto ao tempo na engenharia de requisitos gera colaboradores frustrados, clientes insatisfeitos e manutenções que nunca chegam ao fim. Qualquer informação sobre o negócio ou sobre rotinas devem estar disponíveis a todos os envolvidos, evitando a ocorrência de dúvidas na execução, podendo utilizar de linguagem e ferramentas correspondentes. Os requisitos levantados devem ser qualificados e validados. Caso existiram inviabilidades deve-se tratá-las evitando conflitos entre os envolvidos e garantido sucesso do projeto. Outro fator é o que indiferente do tamanho da equipe, o negócio deve ser mapeado e as necessidades identificadas. É preciso saber com detalhes como é a organização.

A escolha de tecnologia e ferramentas sem analisar o contexto da organização e a compatibilidade com a realidade da organização, buscando agilizar processos e alcançar resultados deve ser uma premissa para que o projeto alcance seus objetivos.  Investir tempo e recursos para buscar alternativas baseadas na necessidade da equipe, a qual utilizará os recursos. Se não existir nenhuma ferramenta que se encaixe no perfil da empresa, crie planilhas, automatize processos, lembrando que isso não é custo e sim investimento.

Não tratar o software como um produto e sim como qualquer produto pode ser um problema. O software deve suprir as necessidades do cliente e não do desenvolvedor. A prioridade de desenvolvimento de um requisito deve ser medida pela necessidade do cliente e não pela complexidade de desenvolvimento. Todo cliente quer saber quando será entregue seu software e quanto vai lhe custar, antes de fechar o negócio, a gestão de projeto deve oferecer isso ao negócio. Ter sempre em mãos o escopo, o custo e o prazo do projeto são questões fundamentais para o gerenciamento do projeto. 

Automatizar a bagunça não pode ser um ponto de partida para desenvolvimento de software. Se o cliente trabalha de maneira errada, não há software que poderá ajudar, sendo que o mesmo estará sendo alimentado erroneamente. No levantamento de requisitos é comum o analista perceber a necessidade de introduzir padrões na própria rotina manual do cliente, sendo necessário o consenso de todos os envolvidos e o comprometimento na execução. É importante verificar que o produto tem a necessidade de ser coeso com as rotinas manuais e deve ser compatível com as leis vigentes do negócio.

Falta de institucionalização da gestão de projeto. Deve ter o envolvimento da organização, tendo em vista que os projetos são influenciados por diferentes processos de apoio, como:

Recursos humanos – Responsável por disponibilizar recursos humanos e gerenciar procedimentos relacionados com pessoas no projeto;

Financeiro – Patrocina recursos e também influencia na viabilidade de projetos;

Atendimento – Canal direto com o usuário, fonte de requisitos e melhoria no processo.

Qualidade – Acompanha e garante a qualidade na execução das tarefas e também no produto final;

Portfólio – Responsável por alinhar projetos aos objetivos organizacionais, e analisar a viabilidade;

A falta do envolvimento de todos os setores da organização no projeto acaba dificultando ou impossibilitando o gerenciamento, por não existir um retorno de informações e um alinhamento de objetivos.

Falta de um gerente de projeto. Em algumas empresas o gerente de projetos deve ter mais tempo de empresa do que os demais ou um maior domínio técnico, acreditando que o papel de gerente de projeto está na hierarquia acima dos demais executores do projeto, o que resulta na alocação de pessoas com perfis inadequados. O gerente de projeto é um papel totalmente diferente, do desenvolvedor, analista ou testador, se tornando necessário separar dentro do projeto estes papeis, indiferente se será a mesma pessoa que os executará.  A dificuldade de encontrar um gerente de projeto, na maioria das vezes está em não conhecer o perfil adequado, compatível com esse papel, que necessita de pessoas que:

Sejam comunicativas – A comunicação é indispensável no gerenciamento de projetos. Ouvir diferentes opiniões e ser capaz de usa-las para auxiliar na tomada de decisão;

Solucionem problemas – Embora riscos sejam planejados, quando ocorrem devem ser tratados pelo gerente, de maneira rápida e produtiva; Gerenciem atividades – Todas as atividades do projeto devem ser planejadas e gerenciadas pelo gerente, assim como sua execução, prazo e custo;

Sejam responsáveis – O que é planejado deve ser executado, conforme o esperado, sendo de responsabilidade do gerente, junto com sua equipe, de entregar o esperado e nas condições previstas, necessitando de organização e comprometimento.

Aceitem desafios – É necessário o comprometimento em se chegar ao objetivo esperado;

Opinem – O gerente de projeto é questionador e deve ter a capacidade de alinhar todos os seus recursos conforme objetivos;

Influenciem – Os stakeholders são fundamentais para o alcance de objetivos, cabe ao gerente exercer influência sobre esses, para que todos trabalhem para um objetivo comum;

Para ser um gerente de projeto é necessário ter perfil correspondente, sendo fundamental a organização identificar os perfis de seus colaboradores e proporcionar oportunidades de crescimento para cada um deles. Vale ressaltar que o gerente de projeto além de ter o perfil desejado, pode também ser provido de conhecimento técnico e gerencial, o que facilita e contribui para o gerenciamento de projetos.

Por fim, gerenciar projetos não é uma tarefa trivial e rápida a ser implementada, principalmente quando empresas já adotam processos desorganizados. Mudar a cultura é o principal desafio. A gestão de projetos deve ser adotada gradativamente, à medida que os projetos vão sendo gerenciados, serão definidos padrões baseados em estimativas da equipe e da organização, permitindo uma gestão transparente, que possibilite gerenciar tempo, recurso e custo.

Fonte: https://www.devmedia.com.br/barreiras-que-dificultam-o-gerenciamento-de-projetos/25870

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