O gerenciamento do Escopo compreende no alcance das necessidades para o projeto, refinamento e detalhamento das respectivas atividades. Essas atividades devem ser realizadas com os controles necessários para garantia de obtenção dos resultados desejados. A área de conhecimento de Escopo possui um conjunto de processos que tem por objetivo garantir que o trabalho necessário para a realização do projeto seja devidamente planejado.
Gerenciar o escopo do projeto é descrever os processos relativos à garantia de que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para que seja finalizado com sucesso. Para que isso seja possível, os processos abaixo devem ser realizados:
• Coletar requisitos;
• Definir o escopo;
• Criar EAP;
• Verificar o escopo;
• Controlar o escopo.
Realizar o gerenciamento de escopo do projeto é uma atividade fundamental. É muito importante que o gestor do projeto compreenda que o escopo, pois ele é a base para a o sucesso do projeto. Sem entrar no mérito das áreas de conhecimento mais importantes, é necessário observar que a área de escopo tem grande importância, pois lida com as especificações do que o projeto deverá produzir.
Sem o gerenciamento do escopo, realizado corretamente, é bastante improvável que se obtenha resultados de sucesso. Não há como chegar onde se quer sem que se saiba o que se quer.
Abaixo, vamos descrever os processos que devem ser realizados no gerenciamento do Escopo.
COLETAR REQUISITOS
O processo de coletar requisitos deve ser seriamente considerado quando o escopo de um projeto está sendo definido. A coleta de requisitos possui grande contribuição no sucesso do projeto em termos de entregar o que o usuário havia solicitado. Os requisitos são as necessidades que devem ser atendidas através do projeto. Tais como:
• Entrevistas;
• Dinâmicas de grupo;
• Oficinas;
• Técnicas de criatividade em grupo;
• Técnicas de tomada de decisão em grupo;
• Questionários e pesquisas;
• Observações;
• Protótipos.
De acordo com Sommerville (2003), não há consenso sobre qual deve ser o nível de detalhamento de requisitos. Há quem argumente que requisitos são apenas descrições de alto nível e que indiquem o que se pretende. Por outro lado, há quem argumente que deve ser uma especificação com grande nível de detalhes, com um formalismo matemático. As saídas do processo de coletar requisitos são:
•Documentação dos requisitos;
• Plano de gerenciamento dos requisitos;
• Matriz de rastreabilidade de requisitos.
Um requisito pode ser entendido como alguma entrega que deve ser realizada pelo projeto. Os requisitos devem ser identificados, analisados e registrados de forma apropriada para serem devidamente implementados ao projeto.
DEFINIR O ESCOPO
O desenvolvimento da definição do escopo do projeto relaciona e documenta as características e limites do projeto, bem como os produtos e serviços associados, além dos métodos de aceitação e controle do escopo. Este processo está mais focado na tomada de decisão do que fará e do que não fará parte do escopo do projeto.
No processo de coleta de requisitos, tipicamente um grande conjunto de requisitos é obtido, porém nem todos os requisitos que fazem parte da relação são de fato relevantes ao projeto. Os requisitos relacionados são analisados e definidos aqueles que são relevantes e que devem fazer parte do escopo do projeto. As entradas para o processo definir o escopo são:
• Termo de abertura do projeto;
• Documentação dos requisitos;
• Ativos de processos organizacionais.
Na definição do escopo deve-se levar em consideração os objetivos do projeto e as entregas que deverão ser realizadas para atender às necessidades dos stakeholders. É necessário considerar as características dos entregáveis, que podem ser produtos ou serviços. As eguintes ferramentas e técnicas são utilizadas na definição do escopo:
• Opinião especializada;
• Análise do produto;
• Identificação de alternativas.
CRIAR A EAP
Uma vez definidos os requisitos do projeto, deve-se desenvolver a estrutura analítica de projeto (EAP). A estrutura analítica de projeto também é comumente referenciada como WBS (Work Breakdown Structure), que é seu termo original na língua inglesa.
A criação da EAP é o processo que facilita a decomposição das principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. A EAP é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe, para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias. O processo de criação da EAP possui as seguintes entradas:
• Declaração do escopo do projeto;
• Documentação dos requisitos;
• Ativos de processos organizacionais.
A EAP organiza e define o escopo total do projeto. Ela subdivide o trabalho em partes menores e mais facilmente gerenciáveis, em que cada nível descendente representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho a ser realizado. A criação da EAP é um importante processo da área de conhecimento de escopo, pois fornece uma estrutura comum da qual Kerzner (2011) descreve:
• O escopo total do projeto pode ser descrito como um somatório de elementos subdivididos;
• O planejamento possa ser realizado;
• Os custos e orçamentos possam ser estabelecidos;
• Tempo, custos e desempenho possam ser monitorados;
• Os objetivos possam ser ligados logicamente a recursos da empresa;
• Possam ser estabelecidos procedimentos para os cronogramas e os relatórios de progresso;
• Seja possível iniciar a construção de rede e o planejamento de controle;
• As designações de responsabilidades para cada elemento possam ser estabelecidas.
A figura a seguir apresenta um exemplo de EAP para facilitar o entendimento da estrutura da mesma. A elaboração da EAP é uma atividade que pode envolver diversas pessoas do projeto, cada uma contribuindo com o refinamento de um ou mais grupos de atividades.
A EAP representa de forma hierárquica o trabalho especificado na declaração do escopo do projeto. Os componentes da EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar os entregáveis do projeto. Além de ser uma poderosa ferramenta para facilitar o entendimento detalhado do escopo do projeto, a EAP pode ser utilizada também como meio para entendimento da dimensão do escopo do projeto pelos stakeholders.
VERIFICAR O ESCOPO
O processo de verificar o escopo tem a finalidade de aumentar a garantia de que as entregas do projeto atendam aos critérios inicialmente definidos. Este é um importante trabalho de acompanhamento que não pode ser desconsiderado ou deixado em segundo plano dentre as atividades de gestão de um projeto. O processo de verificar o escopo possui as seguintes entradas:
• Plano de gerenciamento do projeto;
• Documentação dos requisitos;
• Matriz de rastreabilidade de requisitos;
• Entregas validadas.
Conforme o PMI (2008), a verificação do escopo é o processo de formalização da aceitação das entregas do projeto. A verificação do escopo implica a revisão dos entregáveis com o cliente/usuário ou patrocinador do projeto para garantir que as entregas do projeto foram realizadas satisfatoriamente.
O objetivo fundamental do processo de verificação do escopo é obter do cliente/usuário ou patrocinador do projeto o aceite formal dos entregáveis. Para garantia de que o resultado do projeto será aceito é utilizada a ferramenta e técnica de inspeção.
CONTROLAR O ESCOPO
O controle do escopo representa um conjunto de atividades que visam maximizar a entrega do escopo que realmente foi definido e que atenda as necessidades de quem o solicitou. O PMI (2008) descreve que o controle do escopo é o processo de monitoramento da situação do produto do projeto e de mudanças na linha de base do escopo. O processo de controlar o escopo possui as seguintes entradas:
• Plano de gerenciamento do projeto;
• Informações sobre o desempenho do trabalho;
• Documentação dos requisitos;
• Matriz de rastreabilidade de requisitos;
• Ativos de processos organizacionais.
O controle do escopo do projeto deve garantir que todas as solicitações de mudança e ações corretivas e preventivas sigam o processo de controle integrado de mudanças. Conforme você já estudou anteriormente, o controle de mudanças é um processo de grande importância, pois reduz a possibilidade de mudanças de escopo cujos benefícios não sejam relevantes ao projeto.
A principal ferramenta e técnica utilizada para este processo é a análise da variação. Já as saídas do processo de controle do escopo são:
• Medição do desempenho do trabalho;
• Atualizações de ativos de processos organizacionais;
• Solicitações de mudança;
• Atualizações do plano de gerenciamento do projeto;
• Atualizações dos documentos do projeto.
Fontes:
França, Cesar Moises – Gestão de serviços e projetos de TI. / Cesar Moises França, Djone Kochanski, Shirlei Magali Vendrami – Indaial: UNIASSELVI, 2014.
PMI 2008.
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