Este é o terceiro artigo de uma série sobre o uso de um “segundo cérebro” para auxiliar os profissionais de TI (e de outras carreiras também) a obterem mais produtividade e eficiência.
Trabalhar em projetos de TI pode ser uma tarefa desafiadora, seja como gerentes, líderes, ou membros de equipes.
Com a constante evolução da tecnologia e a necessidade de manter-se atualizado, é fácil perder o controle e se sentir sobrecarregado.
É por isso que muitos profissionais de TI estão adotando uma nova abordagem para Gerenciamento de Projetos: o segundo cérebro.
Lembrando o que vimos nos artigos anteriores:
O segundo cérebro é um conceito criado por Tiago Forte – especialista em gerenciamento de conhecimento. Ele se refere a um sistema pessoal de gerenciamento de informações que permite que os usuários capturem, organizem e acessem facilmente informações importantes.
O segundo cérebro é como se fosse uma extensão do nosso próprio cérebro – um lugar externo onde armazenamos e organizamos todas as informações relevantes para as atividades pessoais ou profissionais.
Como o segundo cérebro pode ajudar no gerenciamento de projetos de TI?
Em primeiro lugar, o segundo cérebro facilita na organização das informações relevantes dos projetos de TI em um só lugar: documentos, planilhas, e-mails, notas de reuniões, entre outros. Com tudo organizado em um só lugar, é mais fácil encontrar as informações que precisamos e quando precisarmos delas.
Outro benefício do uso do segundo cérebro nos projetos é que ele ajuda na tomada de decisões. Tendo todas as informações relevantes armazenadas no segundo cérebro, podemos tomar decisões de maneira mais informada e embasada, a partir do acesso mais fácil às informações históricas e também comparar dados e analisar tendências.
O segundo cérebro facilita e melhora os processos de colaboração e trabalho em equipe. Com o segundo cérebro, é mais fácil compartilhar as informações com os colegas de trabalho e com os membros da equipe. Isso permite que todos estejam trabalhando com as mesmas informações.
Em relação ao aumento da produtividade, o segundo cérebro permite ter todas as informações relevantes e organizadas em um só lugar. Esse fator é um diferencial para trabalhar de forma mais eficiente e produtiva, pois ajuda a reduzir o tempo gasto procurando as informações perdidas e permite que se concentre no que é realmente importante.
Como criar seu próprio segundo cérebro?
Vimos em artigos anteriores a importância de escolher uma ferramenta de gerenciamento de informações, como Evernote, Notion, Trello, Google Keep, OneNote, entre outras.
- Escolher aquela ferramenta que à sua vista e ao seu uso, melhor se adapta às suas necessidades e preferências.
- Capturar todas as informações relevantes ao projeto: documentos, planilhas, gráficos, EAPs, e-mails, notas de reuniões, entre outros.
- Organizar as informações capturadas nas categorias mais utilizadas nos projetos de TI e mantê-las de fácil acesso e bem-organizadas.
- Acessar as informações, utilizando recursos como a criação de atalhos para informações frequentemente acessadas ou o uso de tags ou palavras-chaves para facilitar a busca.
Por exemplo, usar o Notion para gerenciar as informações de um projeto de desenvolvimento de software. Você pode personalizar a interface do Notion de acordo com suas preferências, adicionando páginas, tabelas, listas e outros elementos conforme necessário para gerenciar as informações do projeto.
Para capturar as informações relevantes ao projeto, poderá usar o Notion para criar páginas para cada tipo de informação, como documentos, planilhas, gráficos, EAPs e notas de reuniões e fazer a integração do Notion com outras ferramentas, como o Google Drive, para importar arquivos diretamente para o projeto.
Você também poderá organizar as informações capturadas nas categorias mais utilizadas nos projetos de TI, como planejamento, análise de requisitos, design, desenvolvimento, testes e implantação ou categorizar as informações por tipo de projeto, status, prioridade ou equipe responsável.
Para manter essas informações de fácil acesso e bem-organizadas, o Notion permite criar bancos de dados, tabelas e listas e usar links entre as páginas para conectar informações relacionadas.
Para acessar as informações com facilidade, o você poderá criar atalhos para as informações frequentemente acessadas, como a página do cronograma do projeto ou a matriz de rastreabilidade de requisitos. Poderá usar tags ou palavras-chaves para facilitar a busca e a localização de informações específicas dentro do Notion.
Viram como usar um segundo cérebro para gerenciar projetos de TI pode ser interessante?
Com um sistema pessoal de gerenciamento de informações é mais fácil organizar, acessar e compartilhar informações relevantes para os projetos de TI ou quaisquer conjuntos de informações que demandam organização eficiente.
Então, comece a criar seu próprio segundo cérebro ainda hoje e veja como ele pode ajudá-lo a gerenciar seus projetos de TI com mais eficiência e produtividade!
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