Todos sabemos que a gestão de projetos desempenha um papel essencial na TI, assegurando o seu sucesso. Mas o que seria “sucesso” neste contexto? É quando os objetivos do projeto são atingidos considerando que o projeto entregue resultados de alta qualidade e que satisfaça as necessidades e expectativas das partes interessadas.
O gerenciamento de projetos em TI é essencial para evitar desperdícios de tempo com atividades desnecessárias e garantir a entrega eficiente de soluções tecnológicas. A área de TI já é bastante complexa tecnicamente e os profissionais são metódicos e mais focados nas tecnologias, muitas vezes esquecendo do lado humano que é a interação entre pessoas, a conexão interpessoal, persuasão, empatia, compaixão e compreensão do outro lado.
Assim como em outras profissões, precisamos também de uma comunicação eficaz, visão de negócios, mentalidade de inovação e relacionamento interpessoal. Então temos uma área de gestão de projetos que muitas vezes é até deixada de lado: a “gestão de comunicação”.
A comunicação eficiente é crucial para o sucesso, como destacado por estudos que analisam a importância da comunicação em comparação com outras áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos. Toda e qualquer comunicação envolve a compreensão de uma mensagem por meio de códigos verbais e/ou não verbais:
Linguagem verbal: Esta linguagem é mais voluntária e racional, utiliza palavras escritas ou faladas para expressar significados. Envolve a utilização de códigos linguísticos, como vocabulário e gramática, para transmitir mensagens entre indivíduos.
Linguagem não verbal: Esta linguagem é involuntária, não tem lógica evidente ou razão, não utiliza palavras faladas ou escritas. É o movimento dos olhos e cabeça, postura, movimentos do corpo, velocidade, ritmo, volume, tom da voz, aparência pessoal.
De acordo com pesquisa realizada pela UCLA (Universidade da Califórnia, Los Angeles) foi identificado que na comunicação, diversos fatores influenciam na interpretação da mensagem. Esses fatores incluem:
Palavras: 7% da comunicação é transmitida pelas palavras utilizadas na mensagem.
Tom de Voz: 38% da comunicação é influenciada pelo tom de voz, que engloba entonação, volume e timbre.
Linguagem Corporal: 55% da comunicação é atribuída à linguagem corporal, incluindo gestos, posturas e expressões faciais.
Durante a pandemia Covid-19 que atingiu a todos a partir do ano de 2020, a maior parte das pessoas passaram a estar mais conectadas por videoconferências e a linguagem corporal passou a mudar um pouco, não sendo mais tão importante o gesto do corpo como um todo, mas agora atribuindo uma importância maior ainda para as expressões faciais e para o tom de voz.
O processo da comunicação humana envolve diversos elementos interativos:
Emissor da Mensagem: Inicia o processo, sendo a fonte da informação.
Mensagem: A informação a ser comunicada pelo emissor.
Canal: O meio utilizado para transmitir a mensagem, como fala, escrita, gestos, etc.
Receptor: Quem recebe a mensagem.
Decodificação: O receptor interpreta a mensagem.
Feedback: A resposta ou reação do receptor, completando o ciclo.
As barreiras do emissor têm um impacto bem alto na comunicação, são: diferenças culturais, timidez, medo de falar bobagem, falta de carisma, não consegue prender a atenção, hora ou local inadequado, meio inadequado, suposições prévias e usar intermediários.
Já barreiras do receptor também podem impactar e gerar grande prejuízo na comunicação, são: pouco interesse na mensagem, não incentivo o emissor (caso o emissor seja tímido), ideias pré-concebidas sobre o emissor, distração, preocupação, comportamento defensivo, pensar na própria mensagem e conclusões precipitadas.
Então quais são as sugestões de melhorias da comunicação?
– Ouvir mais atentamente: respire e depois comece a falar;
– Não queira estar sempre certo;
– Evite as “batalhas de ego” ou escolha as suas batalhas;
– Deixe também que os outros tenham o “seu momento de glória” ou espaço;
– Cuidado com o hábito de procurar erros ou defeitos nas coisas e pessoas;
O autoconhecimento é a chave para a melhoria, e isso acarreta na melhoria da comunicação, sendo mais objetiva e produtiva. Já avaliamos os estilos comportamentais desde a Grécia, há mais de 2000 anos com os perfis: Fogo, Água, Terra e Ar.
Atualmente o DISC é uma das ferramentas de avaliação de perfil comportamental mais utilizada no mundo, aplicada em mais de 50 milhões de pessoas e em mais de 75 países. Esta ferramenta ajuda na comunicação, porque quando temos conhecimento de qual perfil estamos interagindo e qual é o nosso perfil, a comunicação fica mais assertiva e é possível ter mais sucesso. Para você saber o seu, uma rápida pesquisa no Google com a pesquisa “teste DISC” já direciona para vários sites que fazem este teste gratuitamente e a outros pagos.
Confira quais são estes perfis, qual é o seu?
Dominância (executor): Pessoa visionária e objetiva que busca desafios, com ênfase em atingir resultados, competitividade.
Influência (comunicador): Pessoa entusiasmada, otimista e que gosta de colaborar, com ênfase em influenciar e persuadir outros e na espontaneidade.
Estabilidade (planejador): Pessoa calma com ênfase na cooperação, sinceridade e lealdade.
Conformidade (analista): Pessoa independente e objetiva, com ênfase na qualidade, precisão, organização e competência.
Também precisamos saber que a falta de comunicação é uma das principais causas de conflitos, portanto conduzir conflitos nas organizações é aceitar e administrar as diferenças.
O conflito é um processo de discórdia entre duas ou mais partes, um processo interativo manifestado com incompatibilidade e desacordo entre as pessoas. A origem do conflito pode ser explicada pelas diferenças de personalidade, pela discordância comportamental e cultural do grupo. Os conflitos são uma realidade, quer seja no âmbito pessoal ou profissional, não devemos reduzir ou eliminá-los, mas sim geri-los.
Então como gerenciar o conflito? Confira as principais formas de gerenciar os conflitos:
Não confrontação: com a cedência ou afastamento por uma das partes, focando na solução com um acordo ou concessão na busca do compromisso.
Evitar ou Inação: reduzida preocupação com o interesse próprio e com o outro, onde é ignorada a existência de conflito.
Acomodação: obediência, submissão, reduzida preocupação com o interesse próprio, imprimindo esforços para a resolução da situação de conflito a fim de satisfazer a outra parte.
Integração: cooperação ou resolução de problemas, elevada preocupação com o interesse próprio e com o outro, onde a resolução passa pela discussão e resolução dos pontos de vista em divergência em benefício de ambas as partes. Este é o estilo mais eficaz!
Dominação: confrontação, elevada preocupação com o interesse próprio e reduzida com o outro.
Uma gestão eficaz da comunicação em projetos de desenvolvimento de TI envolve também a criação de planejamentos, reuniões e relatórios de desempenho. Esses documentos são usados para monitorar e avaliar o progresso do projeto, mantendo todas as partes atualizadas e alinhadas aos objetivos estabelecidos.
A comunicação é a base para ter sucesso em qualquer interação humana garantindo que as informações fluam de maneira eficiente, promovendo a transparência e a colaboração, não observar esta parte vai levar ao fracasso de tudo o que queremos fazer. Preparei um mapa mental para ajudar ainda mais para aprofundamento do seu progresso. Sucesso!
- CHAVES, Lucio Edi et al. Gerenciamento das comunicações em Projetos. FGV Management, 2015.
- ABRANCHES, José. Gerenciamento das comunicações em Projetos. Gen Atlas, 2014.
- SOBRAL, S., & CAPUCHO, F. (2019). A gestão de conflitos nas organizações: conceptualização e diferenças de género. Gestão E Desenvolvimento, (27), 33-54. https://doi.org/10.7559/gestaoedesenvolvimento.2019.373
- PMBOK (sétima edição), PMI, 2021.
- XAVIER, Carlos Magno da Silva. XAVIER, Luiz Fernando da Silva. REINERT, Juliano Heinzelmann. Projetos de Infraestrutura de TIC. Editora Brasport, 2013.
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