Todos trabalhamos com projetos. Seja na vida pessoal ou profissional, estamos lidando com projetos.
Até mesmo aqueles que não conhecem os conceitos teóricos e fundamentos da Gestão de Projetos, certamente, já participaram de algum projeto na vida.
Por exemplo, conseguir concluir os estudos, realizar uma viagem de férias etc.
Todo projeto tem objetivos pré-estabelecidos, definidos e claros. Tem início, meio e fim determinados, duração e recursos limitados e é realizado a partir de uma sequência de atividades relacionadas.
Para o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI – Project Management Institute), projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. E o sucesso de um projeto será medido pela qualidade do produto oferecido, pela qualidade do serviço prestado, pelo cumprimento dos prazos, do orçamento e pelo grau de satisfação do cliente.
No ambiente corporativo todos estamos, de alguma forma, lidando com projetos (temporários) e processos (contínuos).
Em alguns projetos, as Hard Skills – as habilidades de natureza técnica – que exigem o uso de conhecimento e o emprego de ferramentas específicas, podem ser as mais críticas.
No entanto, os projetos têm uma característica de natureza colaborativa, porque precisa da participação de outras pessoas na equipe com outras habilidades que contribuem para o alcance dos objetivos do projeto.
No Gerenciamento de Projetos, tanto para o Gerente como para o time é necessária uma combinação de Soft e Hard Skills.
As Soft Skills, conhecidas como habilidades sociais, muitas vezes chamadas de “habilidades das pessoas”, aplicam-se a todos os empregos em todos os setores.
Elas incluem a capacidade de se comunicar bem, construir confiança e resolver conflitos.
As habilidades sociais são muito importantes aos gerentes de projetos e aos integrantes de suas equipes, se souberem usá-las bem.
O PMI criou, há alguns anos, o Talent Triangle®, um modelo para o conjunto de habilidades para o “gerente de projeto ideal”. Nesse modelo, o perfil do gerente do projeto deve incluir uma mistura tanto de Hard como de Soft Skills e contempla as habilidades nas áreas de liderança, gestão técnica de projetos e gestão estratégica e de negócios.
Algumas das Soft Skills mais importantes para quem trabalha com projetos são:
1. Comunicação
Cerca de 80% do tempo que um gerente de projetos gasta, ao longo do projeto, é com comunicação. É muito tempo. O Gerente do Projeto passa a maior parte do seu tempo medindo e relatando o desempenho do projeto, escrevendo e lendo e-mails, conduzindo reuniões, escrevendo o plano do projeto, reunindo-se com os membros da equipe, supervisionando o trabalho que está sendo executado e muitas outras atividades relacionadas aos seus projetos. Por isso, o Gerente do Projeto tem um papel proativo para garantir que as comunicações sejam eficazes no projeto.
A má comunicação prejudica o sucesso de um projeto. A boa comunicação, clara, honesta e aberta é uma necessidade.
Quando essa comunicação parte da liderança ajuda a resultar na mesma comunicação e confiança de todos os outros membros da equipe. Gerentes de projeto e equipes que sabem ouvir, alinham-se diretamente com uma boa comunicação.
As habilidades de boa escuta permitem que gerentes de projeto aprendam e se envolvam com clientes e membros da equipe.
Dominar as habilidades de comunicação desenvolve uma confiança mútua entre todas as partes envolvidas.
2. Gestão de Conflitos
No ambiente corporativo, a ocorrência da Gestão de Conflitos é uma questão de tempo. A dúvida não é se ela irá ocorrer, mas quando irá acontecer.
Os conflitos no ambiente de trabalho são inevitáveis, especialmente quando se gerencia um grande grupo de pessoas.
Os desencontros nas comunicações, geralmente, ocorrem pelos fatores de competição por recursos escassos, falhas de comunicação, tecnologias que não funcionam como o esperado, políticas de pessoal etc.
Quando bem gerenciada, a resolução de conflitos tem o potencial de unir os membros da equipe e torná-los mais focados em alcançar os objetivos gerais do projeto.
Quando trabalhamos com projetos lidamos com muitos agentes que são partes interessadas, como:
– os executivos da organização principal;
– os clientes que pagam pelo produto ou serviço (as entregas) que o projeto produz;
– a área de negócio que está demandando o projeto e, portanto, definindo e aprovando seus requisitos;
– a própria equipe do projeto que produz os produtos e serviços;
– os gerentes técnicos que fornecem consultoria especializada e recursos para o projeto;
– os credores e investidores que financiam o projeto;
– os fornecedores que fornecem produtos e serviços externos;
– os governos que produzem regulamentos aos quais o projeto deve obedecer e emitem as autorizações e aprovações;
– os comitês e conselhos locais que aprovam as entregas do projeto; e
– o patrocinador que está financiando o projeto.
Como podemos perceber, em um projeto conhecer e fazer a correta análise das partes interessadas é fundamental para exercer uma boa comunicação e minimizar a ocorrência de conflitos em projetos.
3. Construção de Confiança
A construção de confiança é uma habilidade muito especial porque os membros da equipe prosperam quando confiam uns nos outros.
Essa construção do senso de confiança entre os membros da equipe do projeto reside quando todos estão comprometidos com o cumprimento das obrigações com habilidade e rapidez e com os deveres esperados de todos.
A boa confiança ajuda a inspirar o compartilhamento de informações verdadeiras, o feedback oportuno e a confiança em todos os níveis da organização.
Em um projeto, os gerentes de projeto podem construir confiança dentro de sua equipe, compartilhando as informações com a equipe, sendo transparentes sobre as decisões, envolvendo os membros da equipe no processo de tomada de decisão e estando genuinamente interessados no crescimento de cada membro da equipe.
Na próxima edição veremos as Soft Skills de Tomada de Decisão, Organização e Gestão do Tempo.
Até lá!
Você pode ler a revista online aqui no site ou realizar o download. Para isto basta acessar o menu superior Edição Atual e Anteriores, escolher o ano, rolar a página para encontrar a edição desejada. Clicar no botão Ler Online ou Download.
Ew Sistemas TI.